6 programmi che facilitano il lavoro di chiunque

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Ogni giorno lo stress al lavoro si fa sentire e avere un supporto nel pianificare le attività è sempre un toccasana. Ecco 6 programmi che ti possono aiutare, qualsiasi sia la tua attività.

Pianificazione, gestione, tempistiche, ed ecco che scatta l’ansia o, ancor peggio, la demotivazione al lavoro. Se non sai come gestire la spossatezza ti rimando ad un mio articolo sul tema. Qui ti do invece un po’ di spunti per essere più efficiente ed efficace.

Se sei un consulente, un professionista, un project manager o un dirigente d’azienda, l’organizzazione di obiettivi e strategie sono il tuo pane quotidiano. Molto spesso, il flusso di lavoro non è standardizzabile o non esistono procedure definite. La cosa è evidente se sei un libero professionista o inserito all’interno di una startup, ma può anche essere la norma in contesti aziendali strutturati (o che lo sono solo a parole).

Cosa fare per mettere ordine?

Detto in altro modo, da dove partire per semplificare la comunicazione ed il flusso di lavoro del team o con il cliente? Voglio metterti a conoscenza di 6 tool, categorizzati in 3 macro aree, che utilizzo ormai regolarmente e che mi sono d’aiuto per canalizzare le singole attività. Alcuni li conosci e li ritieni forse ovvi, altri sono sicuro che ti suoneranno nuovi.

Produttività personale

  • Keynote o Power Point: sono rispettivamente la versione Mac e Windows dei famosi programmi finalizzati alle presentazioni aziendali. Quasi tutti li usano, ma pochissimi a livello professionale. Non starò qui ad elencarti le funzionalità, per questo basta impratichirsi con l’esperienza. Voglio darti invece un paio di consigli di tipo strategico. Oltre a presentazioni istituzionali, sono due programmi fondamentali per creare una reportistica standardizzata verso clienti esterni ed interni alla Società. Il segreto è utilizzare template professionali (alcuni eventualmente a pagamento sulle rispettive piattaforme) che rendano riconoscibile la tua firma come autore del report. Il creare una base standardizzata per presentazioni o reportistiche periodiche aiuta il tuo interlocutore nella lettura, poiché tutti siamo abitudinari e preferiamo istintivamente ciò che già conosciamo. Come schema, ti consiglio di non riempire le slide di scritto o di grafici: poche informazioni essenziali, magari su più pagine, ma ben argomentate a parole. Ciò genera interazione e voglia di approfondire con concetti e tesi. Tale strumento è perciò utilissimo in sede di presentazione commerciale di un prodotto o di un servizio.

Powerpoint o Keynote

  • GANTT: è lo strumento principe per la gestione di attività su più fasi. In pratica, permette di creare diagrammi delle varie attività consequenziali o contemporanee di un progetto, tenendo sotto controllo i singoli step (o milestone in inglese). E’ fondamentale per un Planner, in quanto mantiene sotto controllo le scadenze e permette di riaggiustare la durata delle singole fasi progettuali. Ne esistono molte versioni in rete, alcune gratuite ma le migliori sono a pagamento (modiche cifre). Quella che consiglio si abbina ad Asana, applicazione della quale parlerò nel prossimo paragrafo.

Esempio di grafico GANTT

Produttività del Team

  • Asana: per chi lavora in team o deve gestirne uno, i software di gestione e monitoraggio dei task assegnati sono fondamentali. Asana è uno strumento facile ed intuitivo per tenere sotto controllo le attività dei singoli e far sì che le responsabilità non si disperdano, lasciando buchi nel flusso di azioni. E’ pertanto utilissimo nei progetti complessi per i quali è necessaria una forte collaborazione e comunicazione tra tutto il team di lavoro. Già nella versione gratuita il sistema è completato dalla possibilità di integrarlo con il GANTT (vedasi sopra). La versione a pagamento (abbonamento mensile) permette alcune funzionalità di sicuro interesse. Ti consiglio comunque di testarlo nella versione base.

Asana: gestione task del team

  • Google Drive: ormai in pochi non lo conoscono. Possiamo definirlo un vero e proprio cloud, un server intelligente. Basta avere un account gmail (ormai chi non ce l’ha?) e sei già in pista. Si tratta di uno strumento necessario quando si devono creare cartelle di lavoro o file condivisi. Se il team lavora a distanza e non si ha a disposizione uno spazio server dedicato con accesso sicuro, questa è la soluzione ideale per lavorare su documenti comuni. Evita inutili, e spesso confusionari, scambi di email, permettendo di avere direttamente le notifiche sui cambiamenti dei file apportati da altri componenti del team. Una versione semplificata, per la condivisione di file anche di grosse dimensioni, è Dropbox.

Google Drive

Creatività

  • Balsamiq: è un tool a pagamento, ma dal basso costo (89 euro una-tantum). Serve a creare e condividere degli sketch, ovvero rappresentazioni grafiche, di ciò che può venire fuori da uno studio creativo. Si può usare ad esempio per far comprendere ad un cliente come saranno strutturate le pagine di un sito web, oppure quali saranno gli elementi grafici principali di un logo o di un manifesto. Gli utilizzi sono molteplici: è ciò che viene definito wire-framing, cioè una rappresentazione di quello che si vuole ottenere. Strategicamente può essere uno strumento dal grande impatto emotivo e professionale, sia in fase di proposta commerciale sia all’inizio di un progetto per guidare le attività future.

Wire framing attraverso Balsamiq

  • Mindmeister: è l’ultimo tool che voglio presentarti per ora. Serve a creare mappe mentali, insomma fa ordina quando si deve creare la struttura di un progetto con l’attribuzione dei vari task. E’ lo strumento ideale per il brainstorming, parola tanto di moda. Il tutto avviene in forma grafica, perché il nostro cervello è strutturato per apprendere molto meglio attraverso immagini che non attraverso elenchi o guide. Serve per creare una strategia complessiva delle dinamiche e delle priorità di un progetto, creando una stretta relazione tra i compiti assegnati e gli step consequenziali. Va quindi a braccetto con strumenti quali GANTT e Asana. Rispetto a Mindmeister, che è a pagamento (si parte da 5 euro/mese), esistono versioni gratuite tipo Freemind, anche se molto più limitate nelle potenzialità e nelle possibilità di sincronizzazione con altri strumenti (calendario, mail, ecc.).

Mappe mentali

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